Nokian Mammat ry

Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri

20.5.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Nokian Mammat ry (myöhemmin Yhdistys)
Sähköposti: nokianmammat@nokianmammat.net
Yhteyshenkilö: Mervi Mäntylä (jäsenvastaava)

 

2. Rekisterin nimi

Nokian Mammat ry:n jäsenrekisteri.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Yhdistyksen jäsenrekisterin ajantasainen ylläpito ja jäsenyyden kehittäminen sekä markkinointi ja dokumentaation hallinta jäsenrekisterissä.

Yhdistys järjestää erilaisia lapsille ja lapsiperheille suunnattuja tilaisuuksia, tapahtumia ja koulutuksia sekä perheille vertaistukitapaamisia. Jäsenrekisterin henkilötietoja käytetään mm. jäsenmaksun laskutietojen, jäsenkirjeen ja muiden tiedotteiden, tapahtumakutsujen sekä jäsenkyselyiden lähettämiseksi.

Rekisteriin luetaan kuuluvaksi myös kaikki tiedot, jotka syntyvät ja liittyvät yritysten ja yhdistysten toiminnassa, joiden kanssa Yhdistys on tehnyt sopimuksen yritysjäsenyydestä. Yhdistys toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Perusteet:

Henkilötietolaki (523/1999)
Tietosuoja-asetus 25.5.2018 alkaen
Yhdistyslaki (503/1989)

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekistereissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Jäsenen nimi ja kotipaikka
Yhteydenpitoon tarvittavat muut tiedot kuten: postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Jäsennumero
Tiedot maksetuista jäsenmaksuista

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteenä toimii rekisteröidyn itsensä antamat tiedot.

 

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä tietoja luovuteta suoramarkkinointiin. Rekisterissä olevia tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa ja sen kehittämisessä.

7. Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Jäsentietojen ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Liittymisen yhteydessä täytettävä liittymislomake tuhotaan asianmukaisesti, kun jäsen on kirjattu jäsenrekisteriin.

Yhdistyksen jäsenvastaava vastaa jäsenrekisterin säilytyksestä. Jäsenrekisteri on suojattu salasanalla, sekä rajoittamalla fyysisesti pääsyä jäsenrekisteriin. Jäsenrekisteriin pääsy on rajoitettu vain niihin henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat työtehtäviensä vuoksi.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Henkilö poistetaan jäsenrekisteristä, kun jäsenyys päättyy. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella (KKO 2017:15) henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointi- ja viestintätarkoituksiin (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
Tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua
Vaatia henkilötietojensa poistamista;
Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot –kohdan mukaisesti. Yhdistyksellä on oikeus pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyys ennen pyynnön käsittelyä. Yhdistys voi, sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella, kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

 

11. Oikeus valittaa viranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

12. Yhteydenotot

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Yhdistyksen sähköpostiin: nokianmammat@nokianmammat.net